Alors que la pause estivale vient de commencer en ce début de mois de juillet, voyant le départ des premiers juilletistes, les bureaux se vident peu à peu et nombre de sujets urgents sont repoussés à la rentrée.
Pour autant, l’été se révèle aussi être un moment de l’année idéal pour travailler autrement, et profiter de la baisse d’activité générale pour organiser des ateliers en équipes réduites.
Comment s’y prendre ? Quels types de sujets traiter et quels résultats attendre ? Lisez la suite pour en savoir plus.
Pause estivale : l'occasion de se ressourcer, mais pas de procrastiner
« La rentrée va être chargée ». Combien de fois avez-vous entendu cette phrase, lancée comme une prophétie inévitable, promettant un déluge de réunion et des « to do lists » qui débordent, passé le 1er septembre ?
En effet, une fois le mois de juin et le deuxième semestre terminés, la période estivale est souvent un moment difficile pour faire avancer les projets.
D’une part, la rentrée est toujours un moment à forts enjeux, souvent déterminants pour la stratégie du dernier trimestre de l’année. D’autre part, les mois de juillet et août sont souvent paralysés par l’absence partielle ou totale des équipes, laissant certains sujets en souffrance, et réduisant de fait l’activité des entreprises.
Nombreux sont cependant ceux qui choisissent d’éviter le grand chassé-croisé des vacances scolaires pour leurs congés, et restent ainsi disponibles sur cette période clé.
Profitant d’une charge de travail plus faible qu’à l’ordinaire, il est alors pertinent de mobiliser ces ressources et d’ainsi faire avancer des sujets qui se révéleront stratégiques à la rentrée.
Alors même que la plupart de leurs collègues sont absents, cette période de l’année est aussi idéale pour regrouper des profils divers, qui n’ont pas forcément l’habitude de travailler ensemble, par exemple lors d’ateliers de co-création.
Atelier d’été : pourquoi faire et qu’en attendre ?
Caractéristique des méthodes agiles, telles que le Design Thinking, le Creative Problem Solving (CPS) ou encore le “4-in-the-box” (méthode du “carré magique”), le principe des ateliers ou des squads interdisciplinaires permet de traiter des sujets complexes en confrontant des perspectives et des expériences métiers différentes.
Première étape clé, la “co-création” ou “phase d’idéation” est particulièrement adaptée à ces ateliers interdisciplinaires. Cette étape est en effet l’occasion d’aborder les projets de manière assez libre, et de solliciter les points de vue et les expériences personnelles de chacun des participants. Elle pourra être suivie par des ateliers plus avancés vous permettant de prototyper vos idées ou de préparer des pitchs afin de tester vos propositions auprès de vos collaborateurs.
Ainsi, dans une démarche agile, le fait de regrouper dans la même pièce et sur un même sujet des personnes issues d’horizons différents permet le plus souvent :
- de challenger les idées reçues
- de faire découvrir les enjeux métiers des autres
- d’obtenir l’adhésion au projet des équipes
- de générer des idées neuves en sortant des sentiers battus
L’organisation d’ateliers estivaux est donc l’occasion d’être proactifs sur des sujets clés de la rentrée, tout en améliorant la cohésion d’équipe et en optimisant les ressources à disposition.
Objectif Rentrée : quelle suite donner aux ateliers estivaux ?
La rentrée venue, vous voilà armé de propositions innovantes et constructives. Le premier travail effectué pendant l’été sert à la fois de base de discussion pour vos réunions de la rentrée, et permet de valoriser vos équipes estivales en leur permettant d’onboarder leurs collègues.
Votre objectif est double :
- capitaliser sur le travail de l’été pour que celui-ci n’ait pas été réalisé en vain
- embarquer le reste des équipes à bord et continuer à faire avancer votre ou vos projets
A cette fin, vous pouvez produire plusieurs types de livrables qui vous permettront de matérialiser le travail effectué et de le présenter à vos collaborateurs de retour de congés. Ces livrables doivent vous permettre de présenter avec pédagogie votre démarche estivale, de présenter vos résultats grâce à des prototypes, ou encore de tester vos idées neuves.
Ils pourront prendre la forme de présentations courtes, expliquant les principes de la méthode employée (par exemple le Design Thinking), ou reprenant les enjeux et les objectifs du sujets traités (avec des KPI ou des OKR). Vous pourrez aussi proposer des maquettes (qu’il s’agisse de page web ou mobile, de supports de communication, ou de prototypes physiques).
Quelle que soit la démarche que vous adoptez, et les livrables que vous produisez, le travail effectué pendant l’été permettra à votre entreprise de démarrer la rentrée avec de nouvelles billes en poche, et c’est ce qui compte le plus.
Alors, prêt à profiter de l’été ? ☀️
Rédacteur
Julien GUERY
Consultant Retail – Expert en gestion de projet et en innovation